3.1 Pengumpulan Data dan Masalah Dalam Manajemen Ruangan

Pengumpulan data dan masalah dimaksudkan untuk mengetahui permasalahan yang nyata kondisi saat penelusuran masalah berlangsung. Data dan permasalahan yang ada dapat digunakan sebagai dasar dalam melakukan langkah lebih lanjut yaitu melakukan analisis diri atau analisis dengan menggunakan SWOT.
Beberapa komponen penting dalam pengumpulan data adalah keluhan dan usulan pengembangan dari pelanggan, kecukupan sarana dan prasarana, ketersediaan dokumen yang meliputi sasaran mutu, standar operasi prosedur, instruksi kerja dan dokumen lain.
Informasi tentang iklim dan trend bisnis rumah sakit yang ada, perubahan penduduk, dan jumlah pegawai serta tingkat kesakitan perlu dipertimbangkan dalam tahap studi pengembangan ini. Sejumlah sumber informasi harus diliput, tidak hanya terbatas kepada pelanggan interal, melainkan termasuk pelanggan eksternal pasien, keluara pasien, tokoh masyarakat, surat kabar, majalah, jurnal kesehatan, dewan penasehat, dunia industri, dan lainnya. Sehingga masing-masing dapat merupakan sumber potensial sebagai informasi yang sangat berharga.
Survei Internal tentang Kekuatan dan KelemahanDengan membuat seluruh daftar tentang kelemahan internal maka akan tampak area/aspek yang bisa diubah guna untuk memperbaiki kinerja organisasi ruang perawatan, termasuk segala sesuatunya yang berada di luar jangkauan kontrol. Contoh mengenai kelemahan internal adalah moral pimpinan dan staf yang rendah; bangunan infrastruktur yang kurang memadai; fasilitas sarana prasarana, serta laboratorium di bawah standar; langkanya sumber-sumber daya instruksional; dan termasuk lokasi ruang perawatan tersebut.Sedangkan kekuatan yang ada perlu juga didaftar, sebagai contoh kekuatan potensial dapat berupa: (a) tenaga pelayanan bermoral tinggi; (b) akses sarana yang cukup memadai

Penaksiran kekuatan dan kelemahan juga bisa dilakukan melalui survei, kelompok-kelompok fokus, wawancara dengan pasien , dan sumber-sumber lain yang dapat dipercaya. Begitu kelemahan dan kekuatan tergambar, maka akan memungkinkan untuk mengkonfirmasi item-item tersebut. Harus dimafklumi bahwa persepsi yang berbeda-beda bisa timbul, tergantung pada kelompok-kelompok representatif yang dihubungi dan dimintai pendapatnya.
Survei Eksternal tentang Ancaman dan KesempatanGambaran eksternal bersifat komplementer terhadap self-study internal di dalam analisis SWOT. Pengaruh-pengaruh nasional dan regional seperti masalah-masalah lokal dan negara adalah yang paling penting dalam memutuskan program baru apa saja yang perlu ditambah atau program yang sudah ada dan perlu dimodifikasi atau diganti.
Peraturan perundangan, dan peraturan lain dan kebijakan pemerintah yang berhubungan dengan rumah sakit maupun pelanggan sangat penting untuk diperhatikan.Ancaman harus dikenali, sebab ancaman dapat berwujud dalam berbagai bentuk. Besarnya biaya rawat inap..
Di samping juga, menurunnya jumlah pasien dapat menimbulkan suatu ancaman.
Adanya suatu perubahan kesadaran atau pola pikir masyarakat akan menciptakan kesempatan potensial untuk memberikan isu-isu baru dengan jalan memberikan layanan kesehatan yang lebih bermutu dan berkualitas.
Kepedulian masyarakat terhadap lingkungan yang bersifat global, juga mempunyai areal/aspek kesempatan. Rumah sakit atau bisnis baru apa yang dapat muncul di masa akan datang.
Harus dipahami juga bahwa kesempatan dan ancaman tidak absolut sifatnya. Apa yang pertama-tama nampak akan menjadi suatu kesempatan/peluang, mungkin tidak muncul bila dikaitkan dengan sumber-sumber daya atau harapan masyarakat. Makin banyak sumber daya atau harapan masyarakat, maka makin besar pula tantangan dalam menggunakan metode analisis SWOT, sehingga memungkinkan untuk membuat penilaian yang benar dan tepat serta lebih menguntungkan baik secara institusi maupun lingkungan masyarakat.

3.2 Definisi Analisis Ruang Perawatan
Analisis SWOT adalah suatu cara untuk mengetahui kekuatan , kelemahan dan organisasi sehingga organisasi tersebut dapat diketahui rencana pengembangannya.
Analisa SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats) telah menjadi salah satu alat yang berguna dalam manajemen ruang perawatan.
SWOT adalah sebuah teknik yang sederhana, mudah dipahami, dan juga bisa digunakan dalam merumuskan strategi-strategi dan kebijakan-kebijakan untuk pengelolaan pegawai administrasi (administrator). Sehingga, SWOT disini tidak mempunyai akhir, artinya akan selalu berubah sesuai dengan perubahan waktu.
Tujuan dari penulisan ini adalah untuk menunjukkan bagaimana SWOT dapat digunakan oleh para manajer dalam menganalisis dan memulai pembuatan program baru yang inovatif untuk ditawarkan dalam manajemen pelayanan ruang perawatan.
Analisis SWOT secara sederhana dipahami sebagai pengujian terhadap kekuatan dan kelemahan internal sebuah organisasi, serta kesempatan dan ancaman lingkungan eksternalnya. SWOT adalah perangkat umum yang didesain dan digunakan sebagai langkah awal dalam proses pembuatan keputusan dan sebagai perencanaan strategis dalam berbagai terapan (Johnson, dkk., 1989; Bartol dkk., 1991).
Sedangkan pemahaman mengenai faktor-faktor eksternal, (terdiri atas ancaman dan kesempatan), yang digabungkan dengan suatu pengujian mengenai kekuatan dan kelemahan akan membantu dalam mengembangkan sebuah visi tentang masa depan. Prakiraan seperti ini diterapkan dengan mulai membuat program yang kompeten atau mengganti program-program yang tidak relevan serta berlebihan dengan program yang lebih inovatif dan relevan.












Lembaran Kerja Analisis SWOTPotensi Kekuatan Internal (S)……………….………………..……………………………….PotensiKelemahan Internal (W)……………….………………..………………PotensiKesempatan External (O)……………….………………..……………………………….PotensialAncaman External (T)……………….………………..……………………………….